Stärkere Anfragen von E-Mails und Messengernachrichten bei der Betriebsprüfung

Im Hinblick auf Handels und Geschäftsbriefe (§ 147 Abs. 1 AO) sowie sonstige Unterlagen (§ 147 Abs. 5 AO) sind diese aufzubewahren und bei Betriebsprüfungen vorzulegen.

Bei E-Mails und Messengernachrichten kommt es nicht auf die Einordnung, sondern auf den Inhalt an. Wenn eine E-Mail Handels- und Geschäftsbriefe oder sonstige steuerrechtliche Relevanz beinhaltet, sind diese aufzubewahren und somit vorzulegen. Natürlich ist ein Zugang zum Dokumentenmanagementsystem zu gewähren. Hier werden meist auch E-Mails abgelegt, welche steuerrechtliche Relevanz haben.

Die Prüferanfrage zielt jedoch meist auf den geschäftlichen E-Mailverkehr ab. Private sowie firmeninterne E-Mails sind von der Vorlagepflicht gegenüber dem Finanzamt ausgenommen. Die „Hintertür“ der sonstigen Unterlagen i. S. des § 147 Abs. 5 AO, um alle Unterlagen zu erhalten, ist jedoch nur einschränkend auszulegen. Nur sofern Sie keine steuerrechtliche Relevanz besitzen, sind diese nicht aufzubewahren und vorzulegen.

Sofern eine ordnungsgemäße Buchführung vorliegt, muss der Einzelfall begründet werden, warum eine Vorlageersuchung der E-Mails und Messengerdienste erfolgt. Häufig wird versucht, durch geschäftliche E-Mails eine Funktions- & Risikoanalyse eines Unternehmens zu überprüfen. Diese sogenannten Phishing Expeditions sind unzulässig.

Als Rechtsgrundlage kann § 200 AO in Betracht kommen, dass E-Mails und Messengerdienste als andere Urkunden angesehen werden. Nach Rechtsprechung des BFH kann ein Vorlageverlangen nach § 200 AO dazu führen, dass Unterlagen ausgegeben werden müssen, für die kein Aufbewahrungspflichten bestehen und somit freiwillig aufbewahrt werden. Jedoch ist nicht jedes Vorlageverlangen rechtmäßig. Hierbei sind die Grenzen des gesetzlichen Ermessens (§ 5 AO) einzuhalten sowie vor allem der Grundsatz der Verhältnismäßigkeit. Auch die Mitwirkung des Steuerpflichtigen muss zur Aufklärung des Sachverhalts beitragen. Dies hängt immer vom Einzelfall ab.

Bei Anfragen der Vorlage von E-Mails sind folgende Punkte zu beachten:

1. Geeignetheit: Die E-Mails und Messengernachrichten müssen steuerrechtlich relevante Informationen beinhalten. Eine Anfrage seitens des Finanzamts „ins Blaue hinein“ ist unzulässig.
2. Erforderlichkeit: Ohne konkrete Anhaltspunkte muss ein Sachverhalt nicht aus unterschiedlichen Quellen bestätigt werden. Erst wenn unvollständige oder unrichtige Informationen den Betriebsprüfern vorliegen, würde ein Anhaltspunkt bestehen. Auch dann kann im Einzelfall eine Einschränkung der Prüfungsnachfrage getroffen werden.
3. Verhältnismäßig: Wenn die E-Mails ein Mindestmaß an Informationsgehalt liefern, welche wesentlich zur Klärung des Sachverhalts beitragen.
4. Erfüllbarkeit: Der Steuerpflichtige kann nur E-Mails vorlegen, welche er auch besitzt. Er ist nicht verpflichtet, alle E-Mails zu speichern.

Fazit

Es kommt immer auf den Einzelfall an, jedoch ist das Suchen ohne triftigen Grund unzulässig. Die Aussage, dass der Betriebsprüfer die Relevanz der Unterlagen nicht begründen müsse, trifft nicht zu. Eine Begründung für das Anfordern der E-Mails und Messengernachrichten ist erforderlich, welche plausibel sein muss. Bei der Betriebsprüfung ist darauf zu achten. Alle Unterlagen, welche steuerrechtliche Relevanz haben, sind vorzulegen. Hierzu zählen auch E-Mails und Messengernachrichten. Private sowie firmeninterne E-Mails sind nicht vorlagepflichtig.

Quelle:

Haselmann, J.; Berger, B.: Darf der Betriebsprüfer die Vorlage des geschäftlichen E-Mailverkehrs verlangen?; IWB, Nr. 1 vom 17.01.2020.

Präventionsmaßnahmen

Um einer solchen Anfrage aus dem Weg zu gehen, sind Maßnahmen innerhalb des Unternehmens notwendig. Dies weitet sich auf die Speicherung der Daten, welche steuerrechtlich relevant sind, aus. Private E-Mails, welche keine steuerliche Relevanz haben, sind geradeaus unbedenklich und es bedarf keinerlei Veränderung. Steuerlich relevante Unterlagen sind aufbewahrungspflichtig, unabhängig der Art des Schriftstücks. Es ist sinnvoll, E-Mails sowie Messengernachrichten, welche aufbewahrungspflichtig sind, im Dokumentenmanagementsystem abzulegen, da der Betriebsprüfer ohnehin darauf Zugriff haben muss. Somit kann ein weiteres Anfrageersuchen des Betriebsprüfers verhindert werden, da alle relevanten Daten ihm zugänglich sind.

Ebenfalls bietet sich eine Strukturierung der E-Mails im E-Mail Postfach an. Hierbei kann die Strukturierung individuell gestaltet werden. Ziel dieser Strukturierung sollte jedoch sein, dass eine Abgrenzung zwischen steuerlich relevanten und nicht steuerrelevanten E-Mails vorhanden ist. Falls der Betriebsprüfer ein Z3-Zugriff verlangt, kann man sich bewusst sein, dass eine persönliche Filterung im Voraus keine bösen Überraschungen zum Vorschein kommen lässt.

Die Kanzlei Zorn, Sabel, Brunnhübner steht Ihnen bei Fragen rund um das Thema zur Seite. Sprechen Sie uns gerne an.